Werkkostenregeling

 

Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling is de naam waaronder alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel gaan vallen. In de werkkostenregeling kunt u vanaf 2015 maximaal 1,2% (2014 = 1,5%) van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit bedrag heet de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. In principe is alles wat de werknemer uit een dienstbetrekking krijgt van de werkgever, loon. Dit betekent dus inclusief de vergoeding en verstrekking van zaken in het kader van de dienstbetrekking.

  

De vergoedingen en verstrekkingen worden ingedeeld in vijf groepen: 

  1.  Vrije ruimte

  2.  Gerichte vrijstellingen

  3.  Nihil waarderingen

  4.  Intermediaire kosten

  5.  Overige posten buiten de vrije ruimte

 

Alles wat niet onder de posten 2 tot en met 5 valt, geldt dat deze in principe aan de heffing van loonbelasting en premies volksverzekeringen onderhevig zijn. Voor de waardering van de verstrekkingen en vergoedingen die onder punt 1 vallen, geldt dat deze inclusief omzetbelasting ten laste van de vrije ruimte komen.

 

Hieronder treft u de informatie over de groepen aan inclusief enkele voorbeelden.

 

Vrije ruimte:

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:

   *  Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte).

   *  Maaltijden in kantines (op basis van forfait).

   *  Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak).

   *  Bedrijfsfitness (niet op de werkplek).

   *  Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging.

   *  Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, et cetera.

   *  Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen.

   *  Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera.

   *  Producten van het eigen bedrijf.

   *  Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer boven € 0,19 per kilometer.

   *  Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet hypothecaire leningen voor de eigen woning).

   *  Representatiekosten en relatiegeschenken t.b.v. van interne relaties.

   *  Vakliteratuur thuis.

   *  Werkruimte bij de werknemer thuis.

   *  De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje.

 

Gerichte vrijstellingen

  *  Reiskostenvergoeding (tot € 0,19 per km).

  *  Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer.

  *  Zakelijke reiskosten met vliegtuig, taxi, boot, et cetera.

  *  Verblijfskosten door tijdelijke werkzaamheden elders (ook een zakelijk etentje).

  *  Inschrijving beroepsregister (indien registratie wettelijk vereist is of opgelegd door de beroepsgroep).

  *  Kosten van cursussen, congressen en dergelijke.

  *  Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavonden/dienstreizen.

  *  Kosten van outplacement.

  *  Studiekosten.

  *  Vakliteratuur op de werkplek.

  *  Zakelijke verhuiskosten.

  *  Extraterritoriale kosten (30%).

 

 Let op: De overschrijding van bovenstaande normbedragen vallen in het forfait van 1,2%, of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien. Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen kunnen alleen verstrekt worden indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden. Dit onderzoek dient ten minste een periode van drie maanden te omvatten.

 

Nihil waarderingen
Dit is een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, maar hierbij op nihil of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:

  *  Arbo-voorzieningen.

  *  Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek.

  *  Consumpties genoten op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd.

  *  Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning.

  *  Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%) Dit geldt voor de ter beschikking gestelde telefoons en als de werknemer

     gebruik maakt van een eigen telefoon en de werkgever hem het telefoonabonnement ter beschikking stelt. (Dit geldt

     dus niet voor het vergoeden van een telefoonabonnement van een werknemer.

  *  Openbaar vervoerkaart of voordeel-urenkaart (mede zakelijk gebruik).

  *  Computer, notebooks en lap-tops (zakelijk gebruik 90% of meer en geldt alleen voor ter beschikking stellen).

  *  Het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning, die aftrekbaar is voor de inkomstenbelasting.

  *  Het rentevoordeel van een personeelslening waarmee de werknemer een fiets koopt.

  *  Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of

      die op de werkplek achterblijven. kleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden (met of zonder logo) wordt

      niet op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor sportkleding.

 

 Let op: Nihil waarderingen gelden uitsluitend voor loon in natura (verstrekkingen), niet voor vergoedingen in geld.

 

Intermediaire kosten
Dit zijn vergoedingen van kosten die de werknemer in feite voor de werkgever voorschiet. Deze blijven onbelast. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan:

  *  Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten.

  *  Kosten van de auto van de zaak (parkeergeld, wassen van de auto etc.).

  *  Vaste kostenvergoeding met specificatie naar aard en omvang (wettelijk vereiste onderbouwing).

 

 Overige posten buiten de vrije ruimte

  *  Vergoedingen van geldboetes e.d.: deze zijn altijd volledig belast.

  *  Auto van de zaak: de huidige regelingen blijven voorlopig gelden.

  *  Levensloopbijdrage werkgever: blijft onbelast.

  *  Pensioenpremie werkgever: blijft onbelast.

  *  Jubileumuitkeringen bij een 25 of 40 jarig dienstverband kan nog onbelast.

  *  Eenmalige uitkeringen bij overlijden blijven onbelast.

  *  Kleine geschenken die buiten de werkgever - werknemer relatie vallen. Denk hierbij aan een fruitmand voor

      een zieke werknemer. Het moet een attentie zijn in een situatie waarin ook anderen zo'n attentie zouden geven.

      Het mag geen geld of waardebon zijn en de factuurwaarde is maximaal € 25,- (inclusief btw).